Final abgestimmtes QKA-Verfahren 09.06.2017

Informationen zum

Qualitätskatalog Katholische Einrichtungen der stationären Altenhilfe (QKA) – neues Zertifizierungsverfahren

Sehr geehrte Damen und Herren, sehr geehrte Nutzer und Freunde des QKA,

nach genau einer Dekade Erfahrungsbildung mit dem QKA und zahlreichen Anregungen aus den QKA-Einrichtungen, freuen wir uns, Ihnen ein wesentlich überarbeitetes und nutzerfreundlicheres QKA-Zertifizierungsverfahren anbieten zu können. Dieses Verfahren wurde in der Redaktionsgruppe QKA in Abstimmung mit pCC entwickelt.

Ziel des neuen Zertifizierungsverfahrens ist vor allem die Reduzierung des Bearbeitungsaufwandes bei gleichzeitig höherem Erkenntnisgewinn für die Weiterentwicklung der Qualität der Leistungen und Strukturen der Altenhilfeeinrichtungen.

Dies wird im neuen Verfahren insbesondere erreicht durch folgende Veränderungen:

• Der Selbstevaluationsbericht, SEB (früher Selbstbewertungsbericht) wird nur noch bei
  der Erstzertifizierung erstellt, bei den Folgezertifizierungen nicht mehr.
• Kollegiale Dialoge entfallen nahezu vollständig zugunsten ausführlicher Bereichsbegehungen, dadurch deutliche Steigerung des Praxisbezuges und der Erkenntnisse.
• Die Fördervisitation findet jährlich statt, dadurch wird eine kontinuierliche Qualitätsentwicklung, ohne „Zwischentiefs“ in den Einrichtungen unterstützt. Mit der jährlichen Fördervisitation erfolgt die Zertifizierung. Die bisherige Zertifizierung für einen Zeitraum von 3 Jahren entfällt.
• Die Bepunktung entfällt, da sie bei nur geringem Erkenntnisgewinn mit einem vergleichsweise hohen Arbeitsaufwand verbunden war. Als Orientierungshilfe und zur Selbstvergewisserung wird den Einrichtungen zukünftig die Nutzung der deskriptiven Bewertungsmatrix des QKA nahegelegt.

Die näheren Informationen zum neuen Verfahren entnehmen Sie bitte den nachfolgenden
Ausführungen:

1. Erstzertifizierung

• Erforderlich ist ein Selbstevaluationsbericht der Einrichtung (nur bei der Erstzertifizierung!)
• Umfang Visitation 2 X 1 Tag mit jeweils 2 Visitoren (1 pCC / 1 QKA), insgesamt 4 Personentage
• Der Visitationsbericht enthält Aussagen zu Stärken- und Verbesserungspotentialen (nur Besonderheiten) sowie Hauptabweichungen /Nebenabweichungen, soweit diese vorliegen.
• Inhalt des Selbstevaluationsberichtes ist die Beschreibung der aktuellen Entwicklungen der Einrichtung in der Systematik des QKA (Ist-Analyse mit sämtlichen Kernthemen und Qualitätsmerkmalen in der Logik des PDCA-Zyklus‘).
• Im Rahmen der Erstzertifizierung erfolgen Fragen grundsätzlich zu allen Kernthemen.
• Insbesondere die Qualitätsmerkmale 1.3; 1.7; 1.10 und das das Kernthema 3 werden auf Grund ihrer Priorisierung jährlich überprüft.

Gründe, die zur Nichterteilung des Zertifikates führen können:

Hauptabweichungen führen grundsätzlich zur Nichterteilung des Zertifikates bis zu ihrer abschließenden Erledigung.

Voraussetzung für die Erteilung des Zertifikates sowie zum Eintritt in eine Fördervisitation ist es, dass die Anforderungen aller 8 Kernthemen „überwiegend erfüllt“ werden (im Sinne der deskriptiven Bewertungsmatrix des QKA – ohne Punktzahlen, diese entfallen). Je nach den Erfordernissen im konkreten Fall legen die Visitoren und Visitorinnen den Zeitraum zur Bearbeitung bzw. Erledigung der Hauptabweichung im Rahmen ihrer fachlichen Expertise fest (bis zu 6 Monate). Hauptabweichungen kennzeichnen eine Situation, die erhebliche Zweifel an der Fähigkeit der Organisation aufwirft, die beabsichtigten Ergebnisse zu erreichen. Hauptabweichungen sind auch Missachtungen von gesetzlichen Vorgaben, die zu ernsthaften Konsequenzen bis hin zur Schließung oder zum Verlust des Versorgungsvertrages führen können. Sie können mit einer unmittelbaren Gefahr für Personen verbunden sein und müssen daher sofort behoben werden. Darüber hinaus muss grundsätzlich eine Regelung vorgelegt werden, wie diese Abweichung zukünftig verhindert werden soll. Dies wird in den Folgevisitationen überprüft.

Nebenabweichungen:

Eine Nebenabweichung kennzeichnet eine Situation in der keine erheblichen Zweifel an der Fähigkeit des Managementsystems der Organisation aufkommen, dass die beabsichtigten Ergebnisse erreicht werden können. Sie sind hinsichtlich ihrer Konsequenzen von geringerer Tragweite. Sie führen nicht zur Nichterteilung des Zertifikates, wenn die Einrichtung eine systematisch geplante Bearbeitung und Erledigung innerhalb einer angemessenen Frist plausibel darlegen kann.

2. Fördervisitation in den Folgejahren nach der Erstvisitation

Die jährlichen Fördervisitationen schließen sich an die umfassende Erstzertifizierung an. Die Verkürzung des Zertifizierungsturnus auf ein Jahr bewirkt einen erhöhten Erkenntnisgewinn und fördert eine nachhaltigere Qualitätsentwicklung in den Einrichtungen.

• Gegenstand der Fördervisitation sind die Verbesserungspotentiale und sofern vorhanden, Nebenabweichungen der vorausgegangenen Zertifizierung. Darüber hinaus werden Stichproben zu weiteren Qualitätsmerkmalen der Kernthemen erhoben.
• Umfang der Visitation: 1 Tag mit 2 Visitoren/Visitorinnen (1 pCC /1 QKA), insgesamt 2 Personentage
• Die Fördervisitation erfolgt im Abstand von 12 Monaten nach der letzten Visitation (Karenzzeit max. +/-12 Wochen)
• Zur Vorbereitung der Fördervisitation dient den Visitoren/Visitorinnen der Maßnahmenplan der Einrichtung, den diese erstellt und über pCC zur Verfügung stellt. Der Maßnahmenplan enthält die Verbesserungspotentiale sowie ggf. Nebenabweichungen und die Planungen der Einrichtung zu deren Bearbeitung, strukturiert nach Kernthemen und Qualitätsmerkmalen. Er benennt Ziele, Verantwortlichkeiten sowie Fristen zur Bearbeitung und Evaluation. Sofern sich Maßnahmen in der Umsetzung befinden, ist der aktuelle Bearbeitungsstand darzustellen.
• Zukünftig gilt grundsätzlich, dass jährlich durch eine erfolgreiche Fördervisitation eine Verlängerung des Zertifikates erfolgt. Die bisherige Zertifizierung nach drei Jahren entfällt.
• Einrichtungen die bereits nach dem bisherigen QKA-Verfahren zertifiziert sind und deren Zertifizierung maximal 2 Jahre zurückliegt, können unmittelbar in das neue Zertifizierungsverfahren einsteigen und direkt mit einer Fördervisitation beginnen.
• Einrichtungen, die bereits nach altem QKA Verfahren zertifiziert sind und deren Zertifizierung länger als 2 Jahre zurückliegt, können bei der anstehenden Rezertifizierung die Übergangsregelung nutzen.

3. Übergangsregelung („Übergangsvisitation“) zum neuen QKAZertifizierungsverfahren
bei anstehender Rezertifizierung

• 1 ½ Tage Visitation mit 2 Visitoren/Visitorinnen (1 pCC/1QKA), dies entspricht 3 Personentagen
• Der Selbstevaluationsbericht entfällt
• Die Einrichtung legt einen Maßnahmenplan vor
• Grundlage des Maßnahmenplanes ist der letzte Visitationsbericht
• Zur Vorbereitung der Visitation dient den Visitoren/Visitorinnen der Maßnahmenplan der Einrichtung, den diese zur Verfügung stellt. Der Maßnahmenplan enthält die Verbesserungspotentiale und die Planungen der Einrichtung zu deren Erledigung, strukturiert nach Kernthemen und Qualitätsmerkmalen. Er benennt Ziele, Verantwortlichkeiten, sowie Fristen zur Bearbeitung und Evaluation. Sofern sich Maßnahmen in der Umsetzung befinden, ist der aktuelle Bearbeitungsstand darzustellen.

3.1 Frequenz der Fördervisitationstermine

Auch bei einer Hauptabweichung bleibt der geplante Termin der Fördervisitation im jährlichen Turnus (z. B. Jan. bis Jan.) prinzipiell bestehen.

Setzt die Einrichtung bis zu zwei Jahre aus, kommen die Vorgaben der Übergangsregelung zur Anwendung.

Wird das Zertifikat drei Jahre ausgesetzt, muss die Einrichtung eine Erstzertifizierung nach dem neuen QKA-Verfahren absolvieren. Diese schließt die Erstellung eines Selbstevaluationsberichtes ein.

4. Weitere Regelungen:

• Nach Absprache mit pCC ist auch eine Konzernzertifizierung bei mehreren Einrichtungen eines Trägers (Stichprobenverfahren) möglich
• Informationen zu den Kosten von Erstzertifizierung/ Übergangsregelung/Fördervisitation erfolgen durch pCC
• Am Ende jeder Visitation erhält die Einrichtung ein Feedback zu Stärken und Verbesserungspotentialen durch die Visitoren und Visitorinnen. Als Ansprechpartner zum neuen Verfahren stehen Ihnen die Mitarbeiter und Mitarbeiter-innen von proCumCert für die individuellen Fragen zum Zertifizierungsverfahren und zu den Kosten Ihrer Einrichtung (z.B. Konzernzertifizierung) zur Verfügung.

Für den Verfahrenseigner sind der zuständige Referent und die zuständige Referentin des Caritasverbandes für die Diözese Trier ansprechbar. 

Wir würden uns freuen, wenn das neue QKA-Zertifizierungsverfahren Ihr Interesse finden würde.